DATENSCHUTZERKLÄRUNG der K.Ö.St.V. GRAL WIEN (Stand: September 2023)
Die K.Ö.St.V. GRAL WIEN ist Verantwortliche dieser Datenverarbeitungen im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die K.Ö.St.V. GRAL WIEN verpflichtet sich zu einem sensiblen und höchstmöglichen Schutzstandards entsprechenden Umgang mit den personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder und anderer betroffener Personen.
Ansprechpartner ist der Medien- und Datenschutzbeauftragte der K.Ö.St.V. GRAL WIEN, Hr. Karl Nitsch.
Sofern Betroffenenrechte iSv Punkt 11 dieser Datenschutzerklärung geltend gemacht werden, sind diese Ansuchen bzw. Anträge ausnahmslos an
folgende Mailanschrift cicero@gral-wien.at (Hr. Karl Nitsch) oder
postalisch an die Verbindungsadresse zu richten:
K.Ö.St.V. Gral Wien
1120 Wien Hohenbergstraße 42a
1 MITGLIEDERVERWALTUNG:
Die K.Ö.St.V. GRAL WIEN führt eine Mitgliederevidenz. Diese dient der Vernetzung der Mitglieder in privater und beruflicher Hinsicht, soll den Kontakt unter den Mitgliedern stärken und ist für die Verwaltung des Vereins (z.B. Mitgliedbeiträge) unerlässlich. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
STAMMDATEN:
• Name
• Titel
• Privatadresse
• Telefonnummer (privat)
• E-Mail-Adresse (privat)
• Geburtsdatum
• Couleurstudentische Vita (u.a. Rezeptions-, Branderungs-, Burschungs- und Philistrierungsdatum)
• Mitgliedsstatus
• Geburtsort
• Staatsbürgerschaft
• Berufliche Tätigkeit
• Telefonnummer (beruflich)
• Adresse (beruflich)
• E-Mail-Adresse (beruflich)
• Couleurname
• Schule / Universität
• Chargen u. Funktionen inklusive Amtsperiode
• Ehrungen
• Mitgliedschaften bei anderen Verbindungen
• Leibbursch
• Leibfuchs (Leibfüchse)
Optionale Daten:
• Fotos
• Persönliche Interessen
Die Verarbeitung der Stammdaten erfolgt auf Grundlage des Vereinszwecks nach Art 6 Abs. 1 Lit b DSGVO.
Die Verarbeitung der optionalen Daten erfolgt auf Grund der Einwilligung des Betroffenen nach Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO.
Die Stammdaten werden an den MKV und den Landesverband WStV zur Verarbeitung weitergeleitet.
Die Speicherung der Daten erfolgt einerseits auf der Website der Verbindung im nur für Mitglieder zugänglichen passwortgeschützten Bereich, andererseits – soweit schriftlich vorhanden, in versperrten Schränken innerhalb des Vereinslokals.
Die Speicherung der Daten erfolgt bei aktiven Mitgliedern unbefristet. Die Speicherung der Daten von ausgeschiedenen Mitgliedern erfolgt unbefristet, soweit diese für das Verbindungsarchiv benötigt werden (siehe Punkt 5 dieser Datenschutzerklärung). Andere Daten von ausgeschiedenen Mitgliedern werden nach dem Ausscheiden gelöscht.
2 FINANZGEBARUNG
Der Verein führt eine Vereinskassa. In dieser werden die Mitgliedsbeiträge der Vereinsmitglieder und Transaktionen mit diesen ebenso gebucht, wie Rechnungen, die im rechtsgeschäftlichen Verkehr mit Externen entstehen. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Adresse
• Firma
• E-Mail-Adresse
• Mitgliedsstatus
• Telefonnummer
• Bankdaten
• Verbuchung der geleisteten und offenen Mitgliedsbeiträge
• Belege und Rechnungen (inklusive Waren und Dienstleistungen)
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Speicherung der Daten erfolgt auf Computern der jeweiligen Kassiere und in versperrten Kassajournalen.
Die Daten werden nach den geltenden gesetzlichen Regelungen aufbewahrt. (Derzeit sieben Jahre nach § 132 BAO)
3 INTERESSENTENVERWALTUNG
Personen, die sich für die Aktivitäten der Verbindung interessieren, haben die Möglichkeit Aussendungen der Verbindung zu erhalten. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Social-Media Accounts
Die Speicherung dieser Daten erfolgt auf der Website oder einer anderen Speicherungsart der Verbindung im passwortgeschützten oder zugrifflimitierten Bereich auf Grundlage der Einwilligung der betreffenden Personen nach Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO. Die Speicherung der Daten erfolgt bis zum Widerruf durch den Interessenten.
4 SCHRIFTVERKEHR, PROTOKOLLE U. AKTE DES VEREINSGERICHTS
Die Verbindung tritt regelmäßig mit externen Personen mittels Briefen oder E-Mails in Kontakt. Dies kann aus den verschiedensten Gründen erfolgen (z.B.: Einladungen; Anfragen; Gratulationen)
Über interne Sitzungen werden Protokolle angefertigt, die die Grundzüge der Debatte aber manchmal auch wörtlich protokollierte Äußerungen enthalten.
Die autonome Tätigkeit des internen Vereinsgerichts wird in Akten zusammengefasst.
Dieser Schriftverkehr wird gesammelt und in späterer Folge in das Verbindungsarchiv eingegliedert.
Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Briefverkehr
• Mailverkehr
• Wortmeldungen in Protokollen
• Gerichtsakte des Vereinsgerichts
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Zur Speicherdauer siehe Punkt 5)
5 VERBINDUNGSARCHIV
Personenbezogene Daten aktiver und ehemaliger Mitglieder werden im Vereinsarchiv erfasst und gespeichert. Dabei werden Teile jener Daten verarbeitet, die bereits zuvor bei der Mitgliederverwaltung erhoben wurden und solche die im Rahmen eines Ausschlussverfahrens entstehen können (Vereinsgericht). Abgesehen davon werden keine neuen Daten erhoben. Die Daten werden so gespeichert, wie sie zum Zeitpunkt des Ausscheidens vorhanden waren.
Das Archiv der Verbindung dient der Erforschung der Verbindungsgeschichte und der Geschichte des katholischen Couleurstudententums im Allgemeinen. Es ist der interessierten Öffentlichkeit unter vorheriger Bekanntgabe des Forschungsgegenstands zugänglich und arbeitet aktiv an der Forschung zur österreichischen Studentengeschichte mit.
Bei verstorbenen Mitgliedern werden alle zum Zeitpunkt des Todes gespeicherten Daten verarbeitet. Bei ausgeschiedenen Mitgliedern werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Geburtsdatum
• Couleurstudentische Vita (u.a. Rezeptions-, Branderungs-, Burschungs- und Philistrierungsdatum; Datum der Beendigung der Mitgliedschaft)
• Couleurname
• Chargen und Funktionen inklusive Amtsperiode
• Ehrungen
• Mitgliedschaften in anderen Verbindungen
• Leibbursch
• Leibfuchs (Leibfüchse)
• Fotos
Im Archiv wird ebenso der Gesammelte Schriftverkehr (siehe oben Punkt 4) archiviert und verarbeitet.
Im Archiv sind auch Fotos von Veranstaltungen gespeichert und gelagert. (Siehe Punkt 10)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art 89 Abs. 2 DSGVO iVm § 7 DSG.
Die Speicherung der Daten erfolgt unbefristet.
6 KONSUMATION (BARLISTE)
Die Verbindung betreibt eine Vereinskantine, bei der die Möglichkeit besteht, „anschreiben“ zu lassen. Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Konsumation
Betroffenen, die vor Ort nicht bezahlt haben, kann eine „Aufforderung zur Begleichung der Rückstände“ auf deren Post- oder E-Mail-Adresse geschickt werden.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses der Verbindung nach Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Die Daten werden nach Begleichung der Schuld gelöscht.
7 INFORMATIONSVERSAND
Die Verbindung verschickt auf verschiedenste Art und Weise Informationen an Mitglieder und Interessenten. (Newsletter via E-Mail, WhatsApp-Gruppe, etc.)
Bei den Social Media Seiten – Facebook, Instagram etc. – wird ein Hinweis über die Datenübertragung zu den dahinterstehenden Unternehmen angeführt.
Der Versand der Verbindungszeitschrift erfolgt über Namen und Adresse der K.Ö.St.V. Gral Wien entweder postalisch oder als E-Mail-Anhang (PDF).
Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Titel
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Couleurname
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist bei
o Mitgliedern Art 6 Abs. 1 lit b,
o bei Interessenten Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO (z.B. Newsletterversand nach aktiver Einwilligung). Bei Mitgliedern ist für den Newsletterversand keine aktive Einwilligung notwendig.
Die Speicherung der Daten erfolgt bei Mitgliedern bis zur Beendigung der Mitgliedschaft, bei Interessenten bis zu deren Widerruf.
8 AKTIVITÄTSVERZEICHNIS
Dem Vereinszweck entsprechend sind die Mitglieder zu verschiedensten Aktivitäten angehalten. Ebenso ist es Aufgabe der Verbindung, den schulischen Erfolg der Mitglieder zu überprüfen und zu fördern.
Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Couleurname
• Titel
• Anwesenheitsliste
• Budendienstliste
• Chargiereinsatzliste
• Schulerfolgsnachweise
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Budendienstlisten, Chargiereinsatzlisten und Schulerfolgsnachweise [besser wäre es, sich Zeugnisse nur zeigen zu lassen und auf eine Speicherung zu verzichten] werden nach Ablauf eines Semesters gelöscht. Anwesenheitslisten werden unbefristet gespeichert, da von erbrachten Anwesenheiten Rechte innerhalb des Vereines abhängen. [letzten Satz nach jeweiliger GO adaptieren]
9 LOGINDATEN (WEBSITE, SOCIAL MEDIA ACCOUNTS)
Die Verbindung betreibt eine Website und Social-Media-Accounts, um sich selbst in der Öffentlichkeit zu positionieren. Dazu werden von allen Besuchern folgende Daten verarbeitet:
• IP-Adresse
Von Mitgliedern, die sich im internen Bereich einloggen, werden zusätzlich folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Couleurname
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Die Daten werden gemäß den technischen Gegebenheiten ehestmöglich gelöscht.
10 FOTOS BEI VERANSTALTUNGEN
Zur Dokumentation des Verbindungslebens werden bei Veranstaltungen regelmäßig Fotos angefertigt. Diese werden auch für das Bewerben der Verbindung im Internet und in Social Media verwendet.
Dazu werden folgende Daten verarbeitet:
• Name
• Couleurname
• Foto
Vor Anfertigung der Fotos und Videos müssen alle Teilnehmenden der Veranstaltung um ihre Einwilligung gebeten werden. Diese Einwilligung erfolgt nach dem § 22 des Kunsturhebergesetz (KUG).
Die Absicherung erfolgt bereits im Vorfeld einer Veranstaltung durch Hinzufügen einer Einwilligung, dass im Zusammenhang mit der Teilnahme dem Veranstalter, dr K.Ö.St.V. Gral Wien die Erlaubnis erteilt wird, Foto- und Filmaufnahmen während der Veranstaltung zu machen und diese im Anschluss für Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation, analog sowie digital zu verwenden. Eine solche Einwilligung ist nach aktuellem Recht erforderlich, wobei die Einwilligung nach § 22 des Kunsturhebergesetzes (KUG) keine Förmlichkeiten benötigt. Die „stillschweigende“ Einwilligung reicht aus. Der Veranstalter ist dazu verpflichtet, die Teilnehmer im Rahmen seiner Informationspflicht davon in Kenntnis zu setzen, wobei dafür auch ein im Eingangsbereich der Veranstaltung platzierter Hinweis reicht, dass auf dieser Veranstaltung Foto- und/oder Videoaufnahmen angefertigt werden.
Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO und § 22 KUG.
Im Falle der Verwendung auf Social Media Accounts –Facebook, Instagram etc. – wird dort gesondert ein Hinweis über die Datenübertragung zu den dahinterstehenden Unternehmen angeführt.
Die Daten kommen in späterer Folge ins Archiv (siehe Punkt 5) und werden unbefristet gespeichert
11 BETROFFENENRECHTE
11.1 WIDERSPRUCH:
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art 6 Abs. lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
11.2 IHRE RECHTE:
11.2.1 AUSKUNFT
Gemäß Art. 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Datenkategorien, die Empfängerkategorien, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten und über eine Übermittlung an Drittländer verlangen.
11.2.2 BERICHTIGUNG
Gemäß Art. 16 DSGVO können sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen.
11.2.3 LÖSCHUNG
Gemäß Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder in Ausübung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Gemäß Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Ausübung von Rechtsansprüchen benötigen.
Gemäß Art. 20 DSGVO können Sie verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die über Sie bei uns gespeichert sind in einem gängigen maschinenlesbaren Format zuschicken.
Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO können Sie einmal erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.
11.3 BESCHWERDERECHT ÖSTERREICH
Gemäß Art 77. DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist das die
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42,
1030 Wien,
Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at; Website: dsb.gv.at
11.4 BESCHWERDERECHT EU
Verbraucher haben die Möglichkeit, ihre Beschwerden auch an die Online-Streitbelegungsplattform der EU zu richten:
EU Streitbeilegungsplattform (DE)